Nous organisons des événements d’entreprise depuis des années, c’est notre métier.

Et force est de constater que certains d’entre eux sont plus réussis que d’autres, que parfois la cohésion d’équipe est vraiment au rendez-vous, et parfois…un peu moins.

Pourtant vous y mettez le même cœur, la même attention, le même budget alors comment se fait-il que certains séminaires deviennent un événement marquant pour toute votre équipe, et que d’autres fois, ils ne soient pas vécus aussi intensément ?

Notre longue expérience dans le domaine nous a fait réfléchir et nous a permis d’analyser qu’il y a des ingrédients « clé » à ne pas oublier, et ces conseils sont valables quel que soit l’effectif concerné, quels que soient les types d’entreprises, et quelles que soient les périodes de l’année.

Les voici en 5 grands points

1/ Définir précisément l’objectif de votre séminaire

L’objectif d’un séminaire ? La cohésion d’équipe, allez-vous répondre immédiatement ! Ça tombe sous le sens. Oui, mais derrière cet objectif général, il y en a d’autres sous-jacents, et souvent bien plus que vous ne l’imaginez. Pour bien les définir, il faut réfléchir aux objectifs managériaux que vous vous fixez à vous-même, pour votre équipe :

Comment mieux faire interagir les juniors à équipe de séniors, ces « anciens » qui connaissent la boite par cœur ? Comment arriver à faire adhérer votre équipe à un projet de transformation « qui coince » un peu en interne ? Comment intégrer des nouveaux trop timides à une équipe déjà hyper soudée qui les laisse (volontairement ou non) à part ? Comment faire en sorte que certains profils s’ouvrent à de nouvelles responsabilités ? … et ce ne sont que quelques exemples.

Il y a autant d’objectifs dans une équipe pour un manager qu’il y a d’activités possibles en événementiel ! Si vous les exprimez clairement à votre agence, celle-ci saura vous proposer un programme vraiment taillé à la mesure de vos problématiques. Par exemple, si vous avez envie qu’un ou plusieurs collaborateurs prennent plus de responsabilités en interne, nous vous proposerons une activité qui valorisera ces profils, qui les mettra sur le devant de la scène, tout en favorisant la cohésion :  Une activité sportive où les chefs d’équipe sont, comme par hasard, désigné à l’avance, par exemple

Autre exemple : si vous voulez intégrer vos « petits nouveaux » à une équipe très (voire trop) soudée, nous ne vous proposerons pas une soirée dansante avec « toute la bande » qui les laissera à coup sûr de côté, mais plutôt un escape game ou un concours de photos, de cuisine … qui mélangera les générations et les profils afin qu’ils apprennent à se mieux connaitre.

Bref, vous l’avez compris, réfléchir en amont de l’événement aux résultats que vous en espérez pour votre équipe après, ET partager ces informations avec votre agence ou l’équipe organisatrice sont les premières clefs de la réussite de votre séminaire.

2/ Adapter le budget à votre objectif

Inutile de dire à votre agence : « A vous de me dire combien ça coûte ! » en espérant que le prix sera inférieur à votre budget. Il n’y a rien de plus inefficace que de ne pas dire à votre agence de combien vous disposez. Celle-ci perdra du temps à proposer des activités ou des hébergements inadaptés (trop chers ou au contraire pas assez haut de gamme) alors que si vous donnez votre budget, l’agence se décarcassera pour vous proposer les meilleures prestations pour le prix que vous lui donnerez, et vous proposera des options, que vous validerez ou pas.

Deuxième conseil : Adapter le budget à l’objectif signifie surtout bien évaluer les attentes de votre équipe, car il s’agit aussi tout de même bien de leur faire plaisir. Et un cadre trop luxueux pour une équipe que vous souhaitez ressouder peut les embarasser ou même les gêner. Vous aurez dépensé trop, et votre objectif sera manqué, quel dommage ! Au contraire une équipe qui a besoin d’être remotivée n’appréciera pas des prestations bas de gamme et interprétera le « petit budget et petites prestations » comme un «nous ne méritons pas mieux »

Il est donc indispensable de parler de votre budget à votre agence, qui pourra vous conseiller les meilleurs arbitrages financiers sur l’ensemble du séminaire. Et peut-être mettre les euros aux « bons endroits »

3/ Choisissez les lieux le plus en avance possible

Plus tôt vous déciderez de la destination, meilleures seront les prestations, tout simplement parce qu’un grand choix sera à votre disposition. Les options seront plus nombreuses et moins chères

En baie de Somme , que nous connaissons bien, qui est une destination idéale pour un séminaire très dépaysant à 2 heures de Paris, les activités « nature » dépendent beaucoup du temps qu’il fait. Mais si on anticipe bien, la super course de char à voile qui s’annule à cause du manque de vent, sera remplacée par un team building au Touquet tout aussi sympathique ou une activité en intérieur. Encore faut-il avoir pu le prévoir à l’avance.

Les séminaires d’entreprise fonctionnent finalement comme pour vos vacances : les meilleures places au meilleur prix sont réservées par ceux qui s’y sont pris en premier.  Conclusion : anticipez !

4/ Marquez les esprits !

C’est peut-être le plus important : Un séminaire doit laisser un souvenir impérissable, un temps fort dans la vie de l’entreprise. Que vous en organisiez tous les ans ou tous les dix ans, votre événement doit laisser une trace chez vos collaborateurs. Pour cela, ce n’est pas le budget qui est le plus indispensable, rien ne vaut l’originalité et l’effet de surprise.

Des prestations ou des activités exclusives, inédites, jamais vues permettent de créer « l’effet whaou » attendu, qui fera de votre séminaire un succès.

Organiser un pique-nique aux chandelles dans les dunes, ça n’est pas plus cher qu’une bonne brasserie, et c’est tellement plus inoubliable. Un bivouac en baie, un diner dans une hutte, une rencontre avec des artisans locaux, chez Baie de Somme Aventures, on adore imaginer cet effet de surprise, parce que nous savons que cela restera le moment fort de l’événement :

5/ Communiquez 

C’est le conseil qui peut sembler le plus évident, puisque proposer un séminaire à son équipe est déjà un acte de communication en soi.

Mais pourtant, combien de fois avons-nous vu des équipes râler et se plaindre parce qu’elles n’étaient pas au courant du programme, les tenues (sportives ou de soirées) n’ont pas été communiquées, les règles du jeux pas données, mal comprises, etc…

Vos collaborateurs n’apprécient pas tellement d’être pris au dépourvu, et si vous préparez une surprise à votre équipe, ils l’apprécieront d’autant plus si justement vous leur dites que vous leur préparez une surprise.

Avant, créez de l’impatience ! A J-30, J-7, J-1 : une série d’emails peut suffire, mais vous pouvez imaginer pas mal d’idées pour faire du « teasing »

Pendant, informez votre équipe sur le déroulé, expliquez ce qui les attend, chaque matin et chaque soir

Après l’événement, faites revivre les formidables moments que vous avez fait vivre à vos collaborateurs, avec une vidéo, un « goodies » ; un album photo…les idées ne manquent pas !  Votre agence doit être capable de vous accompagner sur tous ces sujets et la communication interne autour d’un événement peut parfois déroger à la « charte de marque » pour marquer les esprits avec plus de créativité.

Un séminaire est un véritable ciment pour une équipe, qui durera bien longtemps après l’événement lui-même : c’est une bonne raison pour bien y réfléchir, bien le préparer, bien se faire accompagner, et finalement bien le réussir.